Qu’est-ce que le responsable d’accueil ?


Le responsable du service d’accueil est en charge de la gestion de l’accueil physique et téléphonique des personnes dans l’établissement, qu’il s’agisse de clients, fournisseurs ou collaborateurs.

Il peut être également amené à encadrer une équipe d’hôtesses ou hôtes d’accueil et à travailler sur de nombreuses missions administratives de support :

affranchissement et gestion du courrier, transmission des messages, rédaction et diffusion de notes internes, réservation de billets et organisation de voyages, gestion des stocks…
Il renseigne et oriente également les visiteurs ou les salariés de l’entreprise.

Ceci exige que le titulaire du poste exerce en responsabilité totale et en autonomie (en fonction de l’organisation) les activités suivantes :

  • Accueillir physiquement et au téléphone les personnes, en français ou dans une langue étrangère, afin de les informer, renseigner et oriente
  • Gérer des tâches administratives et comptables : secrétariat, enregistrement des réservations, délivrance des badges et laissez-passer, planification, classement, facturation, encaissement
  • Après quelques années d’expérience, superviser et coordonner les activités du personnel de la réception.

Les capacités attestées :

  • Informer et orienter, au téléphone ou de visu, de manière pertinente et dans la langue qui convient, les clients, collaborateurs ou visiteurs, en fonction de leurs besoins et en utilisant les outils appropriés ainsi qu’en appliquant les procédures de l’entreprise le cas échéant.
  • Adapter son apparence et son comportement verbal et non verbal afin de véhiculer en toute circonstance une bonne image de l’entreprise ou de l’établissement auprès des clients, collaborateurs ou visiteurs.
  • Réaliser les tâches administratives et comptables de support : traitement du courrier, facturation, commandes, réservations en utilisant les outils appropriés et dans les temps impartis.
  • Organiser les activités des membres d’un service d’accueil en respectant les contraintes de l’entreprise et en prenant en compte les compétences de chacun.

Cette formation courte en 1 an certifié par l’Etat ( code NSF 334 – diplôme reconnu par l’Etat de Niveau IV (Fr) et de Niveau 4 (Eu) – e nregistré au RNCP par arrêté du 5 avril 2012, publié au Journal Officiel le 14 avril 2012 ) vous apprend à gérer l’accueil et à prendre en charge des publics variés. Service, écoute, sourire et savoir-être sont les notions clés de cette formation qui vous amène à travailler dans des structures telles que : aéroports, clubs de vacances, sites de loisirs, centres d’affaires ou de congrès, sièges sociaux, agences événementielles…

Les métiers de l’accueil prennent une nouvelle dimension et offrent de réelles perspectives d’avenir. Première « image » perçue de l’entreprise, vous en personnalisez les valeurs auprès du public, à ce titre vous jouez un rôle essentiel.

Le rythme alterné de la formation est organisé sur une base de 3 demi-journées de formation par semaine. Il permet de mettre en place plusieurs solutions de financement :

  • La convention de stage alterné
  • Le contrat de professionnalisation
  • Des jobs étudiants, CDD ou CDI à temps partiel

PROGRAMME

Module accueil

Accueil et service :

  • Techniques professionnelles d’accueil physiques et téléphoniques
  • Développement du sens du service
  • Gestion du stress
  • Jeux de rôle

Coaching :

  • Communication verbale et non verbale
  • Relooking
  • Théâtre d’improvisation
  • Mise en situation et jeux de rôles.

Module communication

Organisation et événementiel :

  • Gestion d’agendas
  • Logistique de déplacements et voyages de dirigeants
  • Organisation et logistique de réunions, séminaires, salons et événements professionnels
  • Gestion du temps.

Tourisme et culture :

  • Capacité à conseiller ou à orienter une clientèle d’affaires sur des sites clés parisiens (grandes enseignes, gastronomie, vie économique, vie politique, vie culturelle…)
  • Interculturel : les spécificités de l’accueil de partenaires internationaux.

Expression écrite :

  • Prise de note
  • Compréhension et transmission d’un message
  • Synthétisation d’une information
  • Rédaction d’un courrier, d’un email.

Module management - Perspectives de carrière

Comprendre les métiers de l’accueil :

  • Témoignages de professionnels du secteur (aérien, hôtelier, office de tourisme, accueil en entreprise…) sur leur métier et les perspectives professionnelles
  • Visites d’entreprises
  • Réalisation d’enquêtes métier et interview de professionnels du secteur.

Management et recrutement :

  • Bases du management et de la gestion d’équipe
  • Aptitude à porter son projet professionnel : préparation aux processus de recrutement
  • CV et entraînement aux entretiens.

Module bureautique

  • Utilisation professionnelle des outils informatiques
  • Les fondamentaux de word, excel, powerpoint.

Module linguistique

  • Anglais professionnel
  • Accueil physique et téléphonique en anglais
  • Jeux de rôles et mise en situation.

1430« Pénélope Agency collabore avec l’EFHT depuis presque 10 ans, et ceci a permis d’établir une réelle relation de confiance. Nous recrutons des élèves candidats à la formation de responsable d’accueil et nous sommes pleinement satisfaits du rythme d’alternance. Ceci permet aux élèves de mettre en application les connaissances qui leurs sont apportées en cours, dans les entreprises où ils sont positionnés. Certains élèves sont recrutés en CDI à temps complet directement après leur formation, et d’autres ont évolué au sein de notre société sur des postes de Chef hôte(sse) ! »


Emilie Blanc
Responsable Recrutement

 

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